Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise beschreiben, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der FairLix-Website, der FairLix-App und den zugehörigen Backend-Diensten verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

Daniel Clören – dcmedia
Bahnhofstr. 73
27777 Ganderkesee
E-Mail: info@fairlix.app
Telefon: +49 4222 12926148

2. Verarbeitete Daten

• Kontaktdaten und Registrierungsdaten wie Name, Firmenname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Berichtsdaten, Fragebogenantworten und manuell erfasste Gesprächsinhalte
• Kontaktinformationen aus Visitenkarten
• Audioaufnahmen zur Transkription und Berichtserstellung
• lokal auf dem Gerät gespeicherte Audio-Dateien, soweit diese Bestandteil eines Berichts bleiben
• Team-, Rollen- und Freigabedaten innerhalb von Business- oder Teamkonten
• technische Push-Token und zustellungsbezogene Metadaten, soweit Benachrichtigungen genutzt werden
• lokale Sicherheits- und Entsperrinformationen, soweit Gerätefunktionen wie PIN oder Biometrie verwendet werden
• technische Metadaten zur Nutzung von App, Website und Backend
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten, soweit kostenpflichtige Tarife über die Website genutzt werden

3. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung der FairLix-Website und App
• Erstellung, Speicherung und Bearbeitung von Berichten
• Transkription, Erkennung und strukturierte Nachbearbeitung von Gesprächsinhalten
• Verwaltung von Benutzerkonten, Rollen, Teams und Entitlements
• Durchführung von Exporten und E-Mail-Versand
• interne Weitergabe von Berichten an FairLix-Nutzer oder Teammitglieder mit Annahme-/Ablehnungslogik
• Abwicklung von Website-Checkout, Abrechnung und Webhook-Verarbeitung
• Support, Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention

4. Audio-, Transkriptions- und KI-Verarbeitung

• FairLix ist nicht als System zur verdeckten oder dauerhaften Gesprächsaufzeichnung konzipiert. Produktzweck ist die strukturierte Erstellung, Nachbearbeitung und Dokumentation von Berichten durch die jeweiligen Nutzer; Audio dient nur als optionale Eingabe für die Berichtserstellung.
• Die Sprachtranskription erfolgt derzeit über Microsoft Azure Speech Services.
• Die aktuell eingesetzte Speech-Ressource von FairLix ist in der Region Germany West Central konfiguriert.
• Audioaufnahmen werden serverseitig zum Zweck der Transkription und Berichtserstellung verarbeitet.
• Serverseitige Audio-Verarbeitungsdateien werden außerhalb des öffentlichen Upload-Webroots verarbeitet, während der Verarbeitungsdauer serverseitig verschlüsselt gespeichert und nach Verarbeitung oder nach Fehlerfällen bereinigt.
• Diese serverseitigen Audio-Verarbeitungsdateien werden nicht als dauerhaftes öffentliches Upload-Archiv vorgehalten.
• Lokal auf dem Gerät gespeicherte Audio-Dateien bleiben Bestandteil des Nutzer-Workflows, bis Nutzer sie selbst entfernen.
• Nach der Transkription verarbeitet FairLix die Inhalte im eigenen System weiter, etwa für Kategorien, Fragebogenbezug, Archiv und Exportfunktionen.
• Soweit eine zusätzliche KI-gestützte Strukturierung eingesetzt wird, nutzt FairLix hierfür derzeit Azure OpenAI mit dem Deployment gpt-5.4-mini als nachgelagerten Dienst.

4a. Verschlüsselte Speicherung

Berichtsinhalte sowie serverseitige Audio-Verarbeitungsdateien werden verschlüsselt gespeichert. Für Listen-, Filter-, Rollen- und Archivfunktionen erforderliche Metadaten können davon getrennt verarbeitet bleiben.

Die Schlüsselverwaltung für diese Verschlüsselung erfolgt getrennt von der eigentlichen Berichtsspeicherung über eine dedizierte Key-Management-Infrastruktur.

Je nach Konto-, Geräte- oder Produktkontext können ergänzende clientseitige Schutzmechanismen hinzukommen, damit Berichte nur im jeweils berechtigten Nutzungskontext wieder geöffnet werden können.

FairLix ist darauf ausgelegt, fertige Berichte nicht als frei lesbaren Server-Klartext vorzuhalten. Nach der Verarbeitung bleibt serverseitig grundsätzlich nur die für Betrieb, Berechtigungsprüfung, Zustellung und technische Nachvollziehbarkeit erforderliche System- und Prozesshülle sichtbar.

5. Zugriffe auf Berichte und Support

Gespeicherte Berichte sind rollen- und berechtigungsgesteuert im Rahmen des jeweiligen Kontos, Teams oder Workspaces zugänglich. Ein routinemäßiger Direkteinblick des Supports in fertige Berichte oder Audios ist nicht vorgesehen.

Interne Weitergaben zwischen FairLix-Nutzern oder Teammitgliedern erfolgen nicht als ungesteuerte Sofortfreigabe: Berichte werden im Zielkonto zunächst als Eingang zur Annahme oder Ablehnung bereitgestellt.

Wenn Inhalte eines Berichts im Supportfall geprüft werden sollen, erfolgt dies auf Grundlage der Informationen oder Dateien, die Nutzer selbst bewusst an den Support senden, zum Beispiel per E-Mail an info@fairlix.app.

6. Zahlungsabwicklung und Abrechnung

Für kostenpflichtige Tarife kann FairLix künftig externe Zahlungsdienstleister einsetzen. Die Website-Checkout-Logik ist bereits so vorbereitet, dass verfügbare Zahlungsmethoden zentral vom Backend bereitgestellt werden können.

Zum Stand dieser Datenschutzhinweise ist noch kein externer Website-Zahlungsanbieter produktiv freigeschaltet. Erst mit einer späteren Aktivierung werden die konkret eingesetzten Zahlungsdienstleister, Zahlungsmethoden und die dazugehörigen Datenflüsse verbindlich.

Soweit bestehende mobile Abonnements über Apple App Store oder Google Play genutzt werden, erfolgt die jeweilige Zahlungsabwicklung zusätzlich über diese Plattformanbieter in deren eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit.

Prüfpunkt vor Livegang: Vor Aktivierung des Website-Checkouts sollten Zahlungsdienstleister, Datenflüsse, Rechtsgrundlagen und etwaige Widerrufs-/B2B-Besonderheiten final geprüft werden.

7. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Anwendungsfall insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb, Produktverbesserung und Support) sowie gegebenenfalls auf Grundlage erteilter Einwilligungen.

8. Mail- und Exportfunktionen

Berichte können aus FairLix per E-Mail versendet oder als PDF, XLSX, CSV und Kalenderdatei exportiert werden. Wenn keine eigenen SMTP-Daten hinterlegt sind, kann ein zentral verwalteter FairLix-Absender wie info@fairlix.app für den Versand genutzt werden.

Wenn in der App lokale Sicherheitsfunktionen wie Biometrie oder PIN genutzt werden, erfolgt die eigentliche biometrische Prüfung über die Sicherheitsmechanismen des Geräts. FairLix erhält dabei nicht den biometrischen Rohwert, sondern nur das Ergebnis der lokalen Geräteprüfung.

Temporäre Exportdateien dienen dem jeweiligen Export- oder Versandvorgang und werden technisch bereinigt. Die gespeicherten Berichte selbst bleiben davon unberührt.

8a. Cookies und ähnliche Speichertechnologien auf der Website

Die Website von FairLix verwendet derzeit keine optionalen Marketing- oder Statistik-Cookies ohne vorherige Einwilligung. Soweit auf der Website Cookies oder ähnliche Speichertechnologien wie Local Storage eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich, soweit dies für den technisch sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website erforderlich ist.

Dazu kann insbesondere die Speicherung von Formularzwischenständen, Support- oder Checkout-bezogenen Eingaben, Sicherheitszuständen oder der Information gehören, dass ein eingeblendeter Datenschutzhinweis bereits angezeigt wurde.

Sollten künftig optionale Analyse-, Reichweiten- oder Marketingtechnologien aktiviert werden, wird hierfür vorab ein gesonderter Einwilligungsmechanismus auf der Website bereitgestellt.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine Löschung durch Nutzer oder Verantwortliche erfolgt. Serverseitige Audio-Verarbeitungsdateien werden nach der Verarbeitung wieder entfernt. Lokal auf dem Gerät gespeicherte Audio-Dateien bleiben erhalten, bis Nutzer sie selbst entfernen.

10. Betroffenenrechte

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

11. Kontakt

Für datenschutzbezogene Anfragen kann jederzeit Kontakt aufgenommen werden unter: info@fairlix.app

12. Hinweis

Diese Datenschutzhinweise beschreiben den aktuellen technischen und organisatorischen Stand von FairLix. Für eine rechtliche Prüfung im Einzelfall, insbesondere bei besonderen Branchenanforderungen oder konzernweiten Rollouts, kann ergänzende anwaltliche Beratung sinnvoll sein.